２０１６・３・８（火） 18：30～20：00
会 場： 白金キャンパス 記念館２階会議室
出席者： 伊吹・橋本・日比野・吉田・内田・安達・鈴木
山川・徳沢・藤森・新井・中野 ＝１２名（敬称略・名簿順）
１．議事
１）会長挨拶（伊吹会長）
・校友会幹事会に出席。
留学生支援プロジェクト「お花・日本舞踊・お茶」などを指導して来たが
参加人数減少により、廃止されることになった
・スポーツクラブ活動支援に合わせ、文科系団体活動への支援を予算化する
・オール明学について
内山会長と鵜殿学長の調印はされたが、「支部活動」を中心に考えて行く方向
・第４期運営委員会の任期も、あと１年となりました、ご協力をお願いしたい
２）広報委員会活動報告（中野委員)
・ホームページ
交流会の報告もアップされ、随時更新している
白金祭への参加が決まり、今後はＨＰを活用して周知していきたい
４月のつぶやき＝日比野
３）同窓会本部動向報告（内田委員）
・１１月２６日 「ホームカミング」会場＝パレットゾーン
大学同窓会として「受付」の協力はするという意向を本部同窓会側へ伝達した
４）同窓会発足１０周年記念式典について
・式典のプロジェクトチームの立ち上げ
リーダーとして日比野
協力体制＝中野委員、藤森委員 +本日欠席だが、籾山委員、渡辺委員に依頼
・開催日について
委員会の席上、7月２日(土)開催に決定したが、その後三役にて再検討した
新学長と、校友会センター長のお二人が欠席される日程は避けるべきとの判断
よって、もう片方の候補日、６月２５日（土）に日程変更された
この件は、徳沢局長より全運営委員にメール送信する
・招待者及び出席予定者
ご招待 ：本部同窓会：内山会長
学校側：新学長（松原様）・新学生部長
学生4団体（体育会・愛好会・文連・応援団）各3名を招待
学生＝白金祭実行委員会幹部、３名を招待
一般参加：明治学院同窓会歴代会長（星様・伊東様）
大学同窓会歴代運営委員
本部同窓会（理事・ブロック長・支部長）
交流会参加協力された同窓生（4団体の幹部）
＊若年同窓生を誘うべきとの意見あり
・スケジュール：
４月下旬に招待状・案内状の発送完了
５月下旬までに返信〆切、人数把握
・会場
明治記念館
営業担当の大嶋俊治氏（８３年大卒）を通し、特別価格で依頼
・予算および会費
見積もり：８０名参加を想定７３９５円／1人
（ステージ設置・マイク使用料等含む。その他会場から飲み物提供有り）
会費：７０００円に設定
５）会計報告【決算見込み】（徳沢局長）
・試算では年度末の支出合計が２，０４０，４０６円になるとの報告がされた
予算削減案として、年度末発行の「報告書(\420,800)」を見直す事にした
結果、発行部数を３００部に抑え、本部・支部長・学校関係者に絞って配布する
過去に報告書を配布した方には、伊吹会長名の御礼文にＨＰのアドレスを表示し、ＨＰ内の活動報告へ誘導する
併せて、冊子での報告を希望される方には、後日郵送できる体制をとる
余った予算をＨＰ改訂費用に充てることとする
６）個人情報保護について（橋本副会長）
・規約の必要性
橋本副会長が井上弁護士に相談し、その結果を受けて・・・
規約を作成する事自体は法律で決められていない
「情報を適正に管理する事」、「漏洩させない事」、「不正利用させない事」が、
個人情報保護法の主旨であり、規約を作ると、それを遵守する必要が出てくる
規約を作っても、作らなくても適正に管理する事が重要である
大学同窓会の名簿を校友会に預けることはＯＫだが、勝手に利用されるのはＮＧ
・委員の意見：
『校友会へ名簿を渡す場合、利用目的を限定できるのか？
大学同窓会の利用以外、使用させない事を条件にいれてもらえるのか？』
・具体的にどうするのか
将来的に「個人」から「個人」への引継ぎは避け、校友会へ管理依頼する方向へ
・鈴木委員から「もし、校友会に会員の個人情報の管理を委託する場合、利用目的を限定し確認する為に 文書で契約書を作成するに間違いはありませんか？」との意見あり、橋本副会長から「ご指摘の通り、利用目的を限定し確認する為、覚書など何らかの文書を作成する必要があるでしょう」と個人的回答あり。
７）来期役員選出について
・選考委員会について 本日、選考委員会の立ち上げを宣言する
・委員の意見
『来春退任する委員は、次期の運営委員候補者を推薦して欲しい』
『推薦するのは良いが、責任をもって参加してくれる人物を出して欲しい』
『フェイスブックの様に開かれた運営をしてはどうか？』
・次回（４月）の運営委員会において、選考委員のメンバーを決定する
＊次回開催について ４月５日（火）←会場設営は鈴木委員「アンジェラ 神楽坂」
以上